Współczesny świat biznesu to nie tylko dążenie do maksymalizacji zysków, ale także przestrzeganie coraz bardziej skomplikowanych przepisów prawa i norm etycznych. W tym kontekście, kultura Compliance, czyli kultura przestrzegania prawa i standardów etycznych, staje się kluczowym elementem strategii każdej przedsiębiorczej organizacji.
Co to jest kultura Compliance?
Kluczowe dla kultury Compliance jest działanie organizacji zgodnie z swoją misją i wartościami. Dlatego liderzy na najwyższych szczeblach powinni dawać przykład w przestrzeganiu zasad i promowaniu otwartej komunikacji oraz uczciwej wymiany opinii.
W swej najpełniejszej formie, kultura Compliance jest wspólnym wysiłkiem wielu osób. Każda z nich powina dążyć do stworzenia środowiska, gdzie wszyscy są zachęcani do etycznego postępowania. Compliance musi być zintegrowany z każdym aspektem działalności biznesowej, a nie być dodatkiem na samym końcu procesu.
Mimo, że może się to wydawać proste, budowanie kultury Compliance może być skomplikowane. Wymaga zmiany wielu zakorzenionych w psychice organizacji zachowań, w tym zmiany przyzwyczajeń, przezwyciężania motywowanej ślepoty i zmęczenia związanego z przestrzeganiem zasad.
Dlaczego kultura Compliance jest ważna w firmie?
Kultura Compliance jest nie tylko ochroną przed ryzykiem prawnym i reputacyjnym, ale także buduje zaufanie wśród klientów, partnerów biznesowych i pracowników. Jak podkreśla Christine Lagarde, była dyrektor zarządzająca Międzynarodowego Funduszu Walutowego, „etyczne zachowanie to nie dodatek do biznesu – to jego integralna część”. Firmy z silną kulturą Compliance lepiej radzą sobie na rynku, ponieważ są postrzegane jako bardziej stabilne i godne zaufania.
Przykładem firmy, która doświadczyła pozytywnych skutków silnej kultury Compliance, jest Siemens. Niemiecki gigant, po serii skandali korupcyjnych, zainwestował miliardy dolarów w budowanie kultury Compliance. Efektem było nie tylko uniknięcie kolejnych skandali, ale także wzrost zaufania rynkowego i lepsze wyniki finansowe.
Konkretne działania budujące kulturę Compliance
1. Zaangażowanie zarządu
Kultura Compliance musi być aktywnie wspierana przez najwyższy szczebel zarządzania. Jak podkreśla Harvard Business Review, „Zarząd, który aktywnie angażuje się w kwestie Compliance, stanowi klucz do sukcesu”. Dlatego liderzy powinni informować pracowników o znaczeniu regularnego przestrzegania zasad oraz pociągać do odpowiedzialności siebie i swoje otoczenie. Dawanie przykładu to jeden z najlepszych sposobów utrwalenia tej kultury.
2. Stworzenie jasnych zasad i procedur
Równie ważnym krokiem jest stworzenie kompleksowego zestawu zasad i procedur, które będą jasno określać oczekiwania w zakresie przestrzegania prawa i etyki. Kluczowym aspektem wprowadzania procedur w organziacji jest opracowanie dobrego, pasującego do kultury organziacji sposobu ich komunikacji.
3. Szkolenia i edukacja
Regularne szkolenia dla pracowników na wszystkich szczeblach organizacji są niezbędne, aby zrozumieli oni znaczenie i konsekwencje przestrzegania zasad Compliance. Plan takich szkoleń powinien być opracowywany w perspektywie minimum rocznej.
4. Angażowanie i motywowanie
Istotnym aspektem w procesie zapewniania zgodności jest stworzenie środowiska pracy, w którym pracownicy mogą bez przeszkód i obaw przed reperkusjami zgłaszać wszelkie problemy oraz potencjalne naruszenia. To wymaga kształtowania kultury korporacyjnej, która promuje otwartość i przejrzystość w komunikacji. Kluczowe staje się zagwarantowanie pracownikom bezpiecznego kanału do wyrażania swoich obaw.
5. Mechanizmy raportowania i odpowiedzialności
Brak odpowiednio opracowanych planów i procesów może prowadzić do niepowodzenia we wdrażaniu kultury Compliance w orgazniacji. Jedną z metod minimalizacji tego ryzyka jest inwestycja w zaawansowane narzędzia monitorujące oraz systemy umożliwiające efektywne organizowanie przepływu pracy. Takie działanie jest kluczowe dla skutecznego zarządzania ryzykiem. Wdrożenie systemów zarządzania GRC (Governance, Risk, and Compliance) w obszarze zgodności przede wszystkim umożliwia stosowanie zaawansowanych metod kontroli nad kulturą organizacyjną. W rezultacie przyczynia się do zwiększenia skuteczności programów zgodności.
6. Stała ocena i adaptacja
Kultura Compliance nie jest statyczna. Wymaga regularnej oceny i dostosowywania do zmieniającego się otoczenia prawnego i rynkowego. Podstawowym zadaniem jest śledzenie na bieżąco zmian w przepisach i standardach branżowych. Równie ważnym elementem jest otwartość na informacje zwrotne od pracowników i innych interesariuszy.
Model dojrzałości kultury Compliance.
Budowa kultury Compliance w organizacji to jest proces rozpisany na dłuższy okres czasu. Jego długość będzie zależeć od determinacji organziacji. W ramach naszej praktyki Compliance, do budowy kultury Compliance w firmach posiłkujemy się pięciopoziomowym modelem dojrzałości, który zaproponował zespół i-AML. Poniższy schemat obrazuje uproszczony pięciopoziomowy model dojrzałości kultury Compliance.
Pierwszy poziom, Rozwojowy (Developing), charakteryzuje się reaktywnym rozwiązywaniem problemów. Na tym etapie organizacje często dopiero zaczynają zdawać sobie sprawę z potrzeby wprowadzenia procesów Compliance i reagują głównie na zaistniałe już problemy.
Kolejny etap, Zdefiniowany (Defined), oznacza zapewnienie zgodności z obowiązującymi regulacjami. Organizacje na tym poziomie mają już określone procedury i polityki, które pozwalają na spełnianie podstawowych wymogów prawnych.
Trzeci poziom, Zbudowany (Structured), oznacza, że organizacja posiada zaufanie zarządzających do prowadzenia działań związanych z etyką, zgodnością i ryzykiem. Jest to etap, na którym Compliance staje się integralną częścią kultury organizacyjnej.
Czwarty poziom, Zoptymalizowany (Optimized), charakteryzuje się regularnym raportowaniem na spotkaniach zarządu. Organizacje na tym poziomie nie tylko monitorują zgodność, ale również aktywnie analizują wyniki i optymalizują procesy.
Ostatni, piąty poziom, Wydajny (Efficient), definiuje organizacje, w których compliance pełni rolę strategicznego doradcy biznesu. Na tym etapie działania związane ze zgodnością są nie tylko w pełni zintegrowane ze strategią biznesową, ale i przyczyniają się do wzrostu wartości przedsiębiorstwa.
Zrozumienie i wdrażanie tego modelu pozwala organizacjom na osiągnięcie najwyższych standardów w zakresie Compliance. To przekłada się na lepszą ochronę przed ryzykiem i poprawę reputacji na rynku.
Podsumowanie
Budowanie kultury Compliance to proces długotrwały, wymagający zaangażowania na wszystkich szczeblach organizacji. Jednakże, jak pokazują przykłady rynkowe, inwestycja w Compliance przynosi długoterminowe korzyści zarówno w zakresie reputacji, jak i wyników finansowych firmy. Jak podsumowuje Michael Volkov, ekspert w dziedzinie Compliance, „Nie chodzi tylko o unikanie kar. Chodzi o budowanie takiej organizacji, w której przestrzeganie prawa jest naturalnym elementem codziennej pracy”. Aby naprawdę zmienić organizacyjne podejście do przestrzegania zasad, musimy wziąć również pod uwagę społeczne i psychologiczne wpływy stojące za zachowaniem ludzi, takie jak na przykład myślenie grupowe czy normy społeczne.